Malgré tous les efforts investis dans la préparation d’un événement spécial, le succès ne sera pas au rendez-vous sans avoir bien choisi la date, l’heure et le lieu de l’événement.

La date

  • Avant de choisir une date, il faut vérifier si d’autres événements comparables ont lieu au moment souhaité. Il faut éviter que les gens aient à faire un choix.
  • Tentez de déterminer la meilleure saison pour toucher votre public cible (saison, journée, heure) en gardant en tête que certaines périodes de l’année sont moins propices (par exemple, la rentrée scolaire pour un événement visant les familles).
  • Pensez aussi au moment qui met le plus l’événement en valeur. Par exemple, une démonstration de sculpture sur glace peut être risquée en mars, même s’il s’agit d’une bonne période pour joindre votre clientèle cible.

L’heure

  • L’heure doit convenir au type d’événement, mais aussi au public. Par exemple, un événement familial doit tenir compte des réalités familiales. Par exemple, beaucoup d’enfants ont des activités le samedi matin.
  • Vous connaissez la vie de votre quartier. Pensez à l’heure de pointe, à l’ouverture et la fermeture des boutiques, etc.

Le lieu

  • Si l’événement a lieu dans l’entreprise, il faut bien évaluer la capacité physique d’accueillir un nombre élevé de participants dans l’espace disponible. Avez-vous la possibilité de faire des réaménagements temporaires?
  • Si des activités extérieures ont été programmées, il faut immédiatement penser à un plan B en cas de mauvais temps. Les activités seront-elles annulées, reportées, déplacées à l’intérieur?
  • Si vous planifiez une activité à l’extérieur de l’entreprise, il faut identifier ou repérer un lieu qui répond au thème, aux objectifs et au public (… et au budget).
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