Lorsque l’on transmet une information à un employé, il est important de s’assurer de son niveau de compréhension et de sa maîtrise de la tâche. La scolarité et les connaissances ne sont pas les mêmes pour tous les postes et parfois les employés n’ont peut-être pas une connaissance suffisante de la langue pour bien saisir ce que vous leur transmettez.

Dans vos communications verbales et écrites, tâchez d’utiliser un vocabulaire simple et accessible. Privilégiez les phrases courtes. L’utilisation d’images et de codes visuels clairs peut parfois être une façon efficace de transmettre de l’information importante, par exemple avec des illustrations et des pictogrammes. Ces images ont l’avantage d’être comprises rapidement par tous et constituent un aide mémoire visuel qu’il est bon d’avoir sous les yeux fréquemment.

Par exemple, vous pouvez installer un aide-mémoire simple sur la procédure à suivre lorsqu’un client paie avec un chèque personne, en utilisant très peu de mots.

Il n’est pas toujours nécessaire d’avoir recours à des termes techniques avec les employés, particulièrement en période d’intégration. Par contre, si le vocabulaire technique est essentiel dans certaines entreprises, prévoyez une liste des termes utilisés et de leurs définitions. Ils pourront servir de référence.

Quel que soit le mode de transmission, la meilleure façon de s’assurer qu’un message a été bien compris, c’est de demander à l’employé d’exprimer dans ses mots ce que l’on vient de lui expliquer ou ce qu’il vient de lire.

 

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