Comment préparer une réunion de personnel?

  • CategorieCommunication avec le personnel
  • Gratuite

Le succès d’une réunion du personnel passe par une bonne planification.

Préparez votre réunion en fonction de l’effet désiré

  • Quel est votre objectif ? Voulez-vous informer, motiver, détecter, etc. L’effet que vous souhaitez obtenir chez les participants doit vous guider dans le style d’animation. Le ton d’une réunion de motivation ne sera pas le même que celui d’une réunion d’information.
  • De plus, gardez en tête que des questions seront possiblement soulevées et que des réactions émergeront. Préparez-vous à ces questionnements.

Choisissez le bon moment

  • Évitez de convoquer vos employés trop tôt le matin pour permettre à tout le monde d’y être… à temps…
  • Ne surchargez pas l’horaire avec un trop grand nombre de réunions. Faites en sorte qu’elles soient attendues…
  • Pour une session de remue-méninge, ne convoquez pas les employés trop tard en après-midi ou en soirée. La réflexion et la spontanéité sont requises pour le bon fonctionnement de la rencontre.

Trouvez un lieu accueillant

  • Prévoyez de l’espace pour tout le monde et surtout, si la prise de notes est nécessaire, installez-vous à une table et envisagez d’avoir du matériel pour chaque employé.
  • Pour favoriser les échanges, favorisez un endroit à l’extérieur à votre entreprise ou du milieu immédiat de travail.
  • Évitez les endroits bruyants où la concentration est difficile.

Dressez une liste de tous les participants à la rencontre

  • Le fait d’identifier les participants vous permettra de prendre conscience du public que vous aurez devant vous. Dans ces conditions, vous adapterez avec plus d’aisance votre façon de communiquer.
  • Par ailleurs, il est important de connaître les absents pour faire en sorte qu’ils reçoivent aussi l’information.

Communiquez les objectifs de la rencontre et l’ordre du jour

L’objectif de la réunion et les questions à l’ordre du jour devront être clairement communiqués à vos employés avant la réunion, afin qu’ils y arrivent préparés.

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