Des moyens de communication qui répondent bien aux objectifs

  • CategorieCommunication avec le personnel
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C’est en identifiant ses objectifs que l’on peut trouver des moyens de communication appropriés. Les entrepreneurs sont susceptibles de communiquer avec leurs employés pour les raisons suivantes:

Objectif visé par le gestionnaireMoyens de communication adaptés
Accueillir et situer

Avec un bon système d’accueil, vos employés disposeront tous des mêmes connaissances de base.

  • Le manuel de l’employé est primordial pour toute entreprise cherchant à bien situer ses recrues dans leur nouveau contexte de travail.
  • Une fiche d’accueil, distribuée à l’équipe de travail, permet de faire connaître le parcours des nouveaux venus… ce qui peut faire taire bien des rumeurs !
  • Un jumelage à un «parrain». Durant une période déterminée, le parrain est à la disposition du nouvel employé pour toutes interrogations concernant ses tâches de travail.
  • L’organigramme donne un portrait d’ensemble de l’organisation. Qui fait quoi dans l’entreprise, quelles sont vos filiales, concessions et autres commerces apparentés, etc.
Consulter

Plusieurs gestionnaires consultent peu leurs employés. Pourtant, les employés peuvent amener de bonnes idées. Il est important de les faire participer aux prises de décisions relatives à leurs tâches.

  • Utilisez des sondages express
  • Faites des réunions sur des éléments que vous voulez sonder. Gardez l’esprit ouvert et considérez toutes les pistes de solution apportées par vos employés.
  • Une séance de remue-méninges (brainstorming) est aussi un excellent moyen de consulter vos employés sur un sujet.
Vérifier

Il est parfois difficile de consulter individuellement tous vos employés : • Parce qu’ils sont trop nombreux • Parce que vous voulez déterminer en profondeur leur niveau de satisfaction • Parce que vous voulez vérifier la pertinence de certaines tâches

L’utilisation d’un questionnaire peut être un moyen rapide d’obtenir l’information désirée :

  • Son utilisation doit être sporadique
  • Les questions doivent être précises
  • Le taux de réponse est habituellement élevé
  • Par contre, le questionnaire n’incite pas les employés à soumettre des suggestions
Détecter

Certains gestionnaires veulent détecter des problèmes ou des difficultés chez leurs employés.

Le tableau du moral de l’équipe de travail constitue le baromètre du climat :

  • Notez les bonnes et les mauvaises journées sur le plan humain et tentez d’identifier les raisons
  • Vous obtiendrez une vision d’ensemble de ce qui se passe dans votre entreprise ou pourrez identifier ce qui affecte le moral des employés
  • Vous aurez plus de facilité à préparer l’évaluation du rendement
Informer

Lorsque vient le temps d’informer vos employés, établissez des règles quant à l’uniformisation de la diffusion de l’information. Assurez-vous que tous vos employés prennent connaissance de la même information.

  • Envoyez un courrier électronique pour transmettre votre message à tout le monde.
  • Utilisez un babillard sur lequel on retrouve les informations destinées à tous les employés.
  • Oubliez les post-it, ils se perdent toujours…
  • Optez pour un cahier de notes et commentaires afin que l’information importante se trouve toujours à la même place.
  • Utilisez de la couleur, mettez de l’originalité dans vos mémos !
  • Conservez vos mémos dans un cartable et classez-les par ordre chronologique.
  • La réunion est encore le meilleur moyen d’informer vos employés. Permettez à ces derniers de poser des questions et d’y trouver des réponses.
  • La rencontre individuelle permet d’informer un employé de façon personnelle sur un sujet qui le concerne directement.
Stimuler

Les employés ont parfois besoin d’être incités à émettre leurs idées.

  • Instaurez une boîte à idées dans laquelle ils pourront, en tout temps et de manière anonyme, suggérer des idées concernant l’entreprise, la gestion, etc.
  • Avant vos réunions, permettez à vos employés de poser des questions auxquelles vous répondrez lors de la réunion. Ils se sentent ainsi écoutés et tout le monde profite de l’information donnée.
  • La rencontre de remue-méninges est très utile afin de stimuler de nouvelles idées et de faire fructifier le potentiel de chacun.
Mobiliser

Pour être mobilisés, vos employés doivent être informés de ce qui se passe dans l’entreprise. Être informé fait naître un sentiment d’appartenance au groupe.

  • L’évaluation de personnel est une activité permettant à vos employés d’être reconnus comme partie intégrante de votre entreprise. Savoir que l’on est important pour l’entreprise est une merveilleuse motivation !
  • Récompensez vos troupes par une fête annuelle. Les rencontres amicales sont essentielles à la motivation de vos employés et bénéfiques à l’esprit d’équipe !
  • Faites connaître les « bons coups ». Récompensez les efforts de chacun par des prix ou tout simplement par une mention sur le « tableau d’honneur » !
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