Nous avions un dossier en « béton », comme on le dit dans notre jargon d’enquêteur…  enfin… le béton du type qu’on étale sur les routes du Québec…. pas celui de l’Ontario qui est dure comme du roc et qui ne s’effrite pas quand vient la première pluie.

Sylvie était commis comptable depuis plus de 8 ans. Lors d’un congé de maternité, la nouvelle comptable a réalisé que Sylvie n’inscrivait pas ses vacances dans le système de paie. Donc, il y avait accumulation d’argent dans la banque de vacances de Sylvie, bien que celle-ci ait pris chacune des semaines de congé octroyées par son 6%. Nous avions de belles photos de Sylvie, les pieds dans le sable chaud du sud, nous aurions même pu obtenir de grands témoignages des collègues de travail de Sylvie qui auraient dit combien la charge était grande lorsque Sylvie était en vacances durant les 9, 10 et même 11 semaines qu’elle prenait chaque année. En comparant les dossiers de paie, il aurait été facile de montrer que notre commis comptable adoré se payait des heures régulières alors qu’elle était en réalité absente du bureau.

Ce que nous avons eu, plutôt, c’est la grande surprise de découvrir que le patron ne gardait rien par écrit. Chaque semaine de vacances demandée et octroyée à Sylvie était faite verbalement seulement.  Il en va de même pour la transmission des politiques et procédures d’entreprise. Même l’entente salariale de Sylvie avait été signée par une poigné de main!

Comment expliquer au juge en droit du travail ce que Sylvie avait le droit et pas le droit de faire alors que le propriétaire ne pouvait prouver qu’elle avait été mise au courant des politiques et procédures internes? Comment expliquer que Sylvie n’avait pas 10 semaines de vacances mais bien 4, alors que le propriétaire ne pouvait prouver ce qu’il avait et n’avait pas autorisé? Comment prouver qu’il y avait malhonnêteté lorsque Sylvie quittait en se payant des heures régulières alors que l’entreprise était gérée par mille et une exceptions non écrites?

Nous ne le dirons jamais assez, en droit du travail, vous n’aurez jamais le gros bout du bâton à moins d’être préparé et organisé. Vous avez l’obligation de faire connaître vos procédures et politiques internes à vos employés.

Comment pourrez-vous prouver que vous avez bien fait votre travail?

  • En ayant une copie, signée par vos employés, d’une confirmation de lecture et acceptation des dites politiques et procédures.
  • En autorisant les vacances, les augmentations de salaire et les avantages sociaux de façon écrite et en gardant une copie aux dossiers d’employés.

Les écrits restent… les paroles s’envolent.

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