Introduction à l’animation de réunion

Lorsque vous annoncez la tenue d’une réunion, les membres de votre personnel prennent leurs jambes à leur cou? Misère! La réunion permet avant tout de consulter et d’informer votre équipe. Il ne faut pas en abuser, et il faut aussi veiller à ce qu’elle ne représente pas une corvée. Pensez-y bien : à quoi ressemble votre animation? Savez-vous à quel moment la convoquer?

Avant de penser à l’animation de réunion, il faut penser à sa nécessité. En effet, même si vous avez une bonne technique d’animation, votre équipe ne le remarquera pas si vous lui faites perdre son temps…

Choisir le moment propice

Tout d’abord, il faut savoir que tous les sujets n’ont pas nécessairement à être traités en groupe. Pas besoin d’organiser une réunion pour traiter du nouveau logiciel comptable si vous serez seulement deux à l’utiliser…

Mais quels sont les bons motifs pour convoquer les membres de votre équipe à une réunion? Voici quelques exemples :

• Communiquer une nouvelle nécessitant que tout le monde reçoive la même information au même moment;
• Annoncer une nouvelle trop importante pour être communiquée par une note ou un courriel;
• Solliciter la participation des employé(e)s;
• Annoncer une nouvelle susceptible de soulever des questions;
• Éviter les rumeurs;
• Contrer toute fausse interprétation;
• Etc.

Avant toute chose, demandez-vous si ça vaut vraiment la peine. Pour vous aider dans votre réflexion, pensez à combien votre réunion coûte :

Coût

=

Durée

x

Nombre d’employé(e)s présent(e)s

x

Taux horaire moyen

Opter pour une animation de réunion adéquate

On ne devient pas animateur ou animatrice hors pair du jour au lendemain. En effet, c’est souvent en pratiquant que l’on s’améliore. Toutefois, en prenant dès aujourd’hui quelques bonnes habitudes, vous pourrez proposer des réunions certainement plus efficaces, intéressantes et même amusantes!

Une réunion se dirige différemment selon le genre de rencontre et selon le public que vous avez devant vous. Par conséquent, vous devrez toujours adapter votre type d’animation de réunion. Votre rôle est de vous assurer que votre message soit bien reçu, et aussi de diriger les interventions des participant(e)s pour qu’elles fassent avancer la rencontre.

Il existe trois façons principales d’animer une rencontre :

1. L’animation de type expert ou experte

L’expert(e) dirige tous les sujets au programme de la réunion, ramène les participant(e)s à l’ordre et impose ses idées. 

Toutefois, il faut faire attention : une attitude trop autoritaire peut décourager les employé(e)s au caractère fort et causer une rébellion, tandis qu’elle pourra motiver les gens timides et renfermés. C’est un pensez-y bien!

2. L’animation libérale

Le recours à l‘animation libérale signifie de laisser libre court à la discussion. 

C’est la façon efficace de diriger une rencontre de remue-méninges ou bien une rencontre où des problèmes doivent être résolus par de nouvelles idées. Le rôle de la personne qui anime est d’encourager la participation pour mener à de bons résultats.

3. L’animation intuitive

Cela signifie de laisser aller son intuition, d’adapter son style d’animation selon les circonstances. 

Ce type d’animation implique qu’il faut sentir le moment où il est nécessaire de ramener les irréductibles dans le droit chemin ou d’encourager les timides à s’exprimer.

Pour parfaire vos qualités d’animateur ou d’animatrice, jetez un œil au vocabulaire à éviter lors d’une réunion.

Après tout ça, vous estimez que votre réunion vaut toujours la peine d’être tenue? C’est donc le temps de faire votre plan de réunion. À vos crayons (ou claviers)!