Le ménage du printemps de vos dossiers

Infolettre du lundi 20 avril 2020

Bon lundi matin,

Nous entreprenons avec vous une sixième semaine de confinement, en pleine forme! Encore une fois, nous espérons que nos articles quotidiens vous permettent de passer au travers de cette crise, à la fois informé et accompagné.


INFORMATIONS EN VRAC
Pour ceux qui ont manqué notre infolettre de samedi sur les nouvelles informations et les dernières mesures, vous pouvez consulter notre infolettre du 18 avril.

Nous rappelons aux employés qu’il est possible depuis la semaine dernière de faire votre demande de la PCU pour le 2e versement. Ce n’est pas un versement automatique. Rappelez à vos employés qu’ils doivent respecter les journées selon le mois de naissance.

Certains gestionnaires d’organismes communautaires suivent aussi des activités de formation avec Détail Formation. Sachez que vous avez accès, spécifiquement pour vous, au Fonds d’urgence communautaire, auprès de Centraide Québec.


LE MÉNAGE DU PRINTEMPS
Notre collègue Myriam Courville vous propose cette semaine de prendre le temps de faire votre ménage. Vous pouvez faire le lavage de vos vitres et votre ménage du printemps à la maison, mais dans cet article, il s’agit plutôt de faire le ménage et l’archivage de vos dossiers.

Ce ménage devrait vous sauver du temps quand vous vous remettrez à travailler à vos opérations. Voici donc quelques conseils intéressants.

CLASSEMENT DES DOSSIERS PHYSIQUES / INFORMATIQUES

A) Vous devez tout d’abord appliquer un système d’identification pour mieux vous repérer (dossiers de couleurs pour une meilleure visibilité, classement en ordre alphabétique, numérisation de vos dossiers physiques, etc.). L’important est de communiquer et d’expliquer à tous ceux qui seront concernés ce nouveau système pour qu’il soit dorénavant respecté.

B) Vient ensuite le moment de différencier les catégories de dossiers. Il est important de créer des répertoires et sous-répertoires simples et explicites pour tous les futurs utilisateurs. Faites autant de sous-dossiers que nécessaires. Voici des exemples de catégories que vous pouvez utiliser :

• Fichiers permanents : clients, fournisseurs, employés, etc.
• Affaires en cours : clients, prospects, plaintes, réclamations, etc.
• Dossiers divers : courrier, compte-rendu de réunion, notes de formations suivies, etc.
• Dossiers de stratégie : projets, politique tarifaire, investissements, actions marketing, etc.
• Dossiers administratifs : commandes, factures, etc.

C) Pour encore mieux vous repérer, vous devez renommer les dossiers d’une façon uniforme, particulièrement les dossiers informatiques. Voici quelques règles :

• Le sujet principal qui est traité au sein du document doit se retrouver dans le nom du document.
• Utiliser des noms communs et des noms propres et éviter les verbes, adjectifs, articles, mots de liaisons, pronoms, etc.
• Utiliser le underscore pour séparer les éléments au lieu des espaces. Contrat_Client122_Avril2020
• Terminer le nom par la nature du document quand c’est un type de document qui revient souvent dans votre entreprise et il est recommandé d’utiliser des abréviations (_CR pour compte-rendu, _OJ pour ordre du jour, _PV pour procès-verbal, _FC pour facture, etc.).
• Dans le nom du dossier, il est recommandé d’ajouter la date de création du document afin d’obtenir un listage chronologique. De plus, le format de date à l’américaine (AAAAMMJJ) convient mieux pour le classement.
• Vous devez également distinguer les différentes versions d’un document (_v01, _v12). Assurez-vous de ne conserver que la version finale. Au pire, vous pouvez garder les anciennes versions dans un document nommé Brouillons.

CLASSEMENT DES COURRIELS
Vous devriez présentement avoir un peu plus de temps pour faire le ménage de votre boîte de réception de courriels. Cela vous servira à garder de l’espace disponible pour ce qui est vraiment important et de mieux vous retrouver dans l’avenir. Voici sept (7) trucs pour y arriver :

1. Créez des dossiers pour les courriels que vous désirez garder, mais pas trop! Si c’est trop compliqué, cela vous prendra trop de temps à réfléchir dans quel dossier classer le courriel. Par exemple, ayez un dossier Personnel et non un pour chaque groupe d’amis ou événement.
2. Ne cherchez pas à être trop minutieux. Vous lisez vite les courriels et souvent en diagonal. Quand un courriel est obsolète, il est obsolète… Quand il est périmé, il est périmé… Soyez efficace dans votre tri, parce que si vous prenez trop de temps, vous laisserez tomber à moitié du chemin. Si vous avez beaucoup de courriels dans votre boite de réception et que vous désirez faire un tri efficace, cliquer sur la provenance de vos courriels dans votre barre de navigation (DE) pour mettre d’abord tous vos courriels en ordre alphabétique. Ensuite, il devient plus facile de voir tous les courriels, par exemple de Détail Formation, et prendre la décision de les garder dans un dossier ou de les supprimer tous.
3. Pour les courriels qui demandent une réponse ou une action en moins de 2 minutes, traitez-les immédiatement. Ensuite, vous supprimez ou classez! Vous avez pris du retard et vous avez plusieurs courriels qui sont urgents ou exigent une réponse de votre part? Créez-vous un dossier @urgent et glisser votre courriel dans ce dossier. La règle est que ce dossier sera complètement dans le haut de votre boite de réception grâce au sigle @ et à la fin de la journée ou le lendemain matin en début de journée, vous avez vidé ce dossier!
4. Si la personne qui vous a envoyé un courriel a besoin de savoir si vous en avez pris connaissance, répondez-lui que vous allez y revenir plus tard. Pour vous sauver du temps, il est aussi utile parfois de répondre directement dans le courriel de la personne en changeant par exemple la couleur de vos réponses à ses questions.
5. Profitez de votre classement pour vous désabonner des infolettres inutiles! Pas la nôtre SVP!
6. Ne laissez pas de courriels non lus… ce truc sera également utile à votre retour normal au travail.
7. Enfin, dernier conseil : fermez votre boite de courriels et revenez-y selon des plages horaires pour lesquelles vous vous permettez une « pause courriels ». Certains y reviennent aux heures, d’autres, deux fois en matinée et deux fois en après-midi. C’est à vous de décider vos moments courriels. Pour être efficace, il est prouvé qu’il vaut mieux bien les traiter 3-4-5 fois par jour que d’avoir une entrée continue, de les regarder rapidement et de les laisser s’accumuler dans votre boite de réception. Répondre aux courriels dans la minute n’est souvent pas nécessaire et assurément improductif à moins que votre tâche principale soit de répondre aux courriels!

SOLUTIONS ARCHIVAGE INFORMATIVE
Pour vos dossiers papiers, un entrepôt est souvent utile, mais pour l’archivage de dossiers informatifs, ça devient parfois un casse-tête. Lorsque vous désirez faire un grand ménage de vos dossiers informatiques et ainsi libérer de l’espace sur votre ordinateur ou votre réseau, plusieurs solutions s’offrent à vous. Nous vous conseillons toutefois que vos dossiers importants se retrouvent à deux endroits pour vous éviter leur perte.

Voici un tableau vous aidant à bien comprendre ces différentes solutions, avec chacune leurs points positifs et négatifs :

Nous vous souhaitons un excellent début de semaine et au plaisir de vous retrouver demain matin.

Pour plus d’informations, consultez notre page web COVID-19 et votre commerce.