Aide-mémoire : le plan de réunion

Ah! La réunion : pas toujours divertissante, mais utile pour traiter de points importants ou bien garder à jour toute l’équipe sur différents sujets. À titre d’animateur ou d’animatrice, vous avez la responsabilité de l’organiser. Vous ne savez plus où donner de la tête? Voici quelques trucs sur la planification d’une réunion.

Faites part de votre plan

D’abord, distribuez l’ordre du jour à tous les participants et à toutes les participantes avant la rencontre et assurez-vous que tout le monde est au courant du but de la rencontre avant qu’elle ne débute.

Soyez à l’heure

Débutez toujours votre réunion à l’heure prévue afin de décourager tout retard et surtout de respecter ceux et celles qui sont à temps.

Précisez vos objectifs et expliquez le déroulement

Oubliez les introductions longues et hors contexte : faites d’abord un bref survol du plan de match pour garder l’attention des participant(e)s.

Permettez aux participant(e)s de s’exprimer

Vous pouvez demander aux participant(e)s de présenter leurs attentes. De plus, prenez soin de vous intéresser à chaque personne présente. Pas de favoritisme!

Entretenez la discussion

Valorisez, reformulez ou résumez les propos échangés. Découragez les discussions qui ne sont pas à l’ordre du jour de la rencontre, mais n’oubliez pas de faire des blagues de temps à autre. 

Rendez votre exposé interactif en variant le débit de votre voix, en vous déplaçant dans la salle, etc. Bref, adaptez votre style d’animation à votre auditoire. 

Concluez

À la fin, faites un retour sur l’objectif de départ et récapitulez les éléments clés. Ensuite, expliquez les prochaines étapes. 

Prenez soin de remercier les employé(e)s et de terminer votre réunion sur une note positive ou sur un sujet léger. Il faut toujours garder à l’esprit le moral de ses troupes!

Rédigez un compte rendu

Idéalement, le compte rendu devrait être rédigé dans les heures suivant la rencontre, alors que les informations sont encore fraîches à votre mémoire. Il contient les décisions qui ont été prises pour chacun des points à l’ordre du jour.

Cette façon de faire permet de transmettre une information harmonisée à tout votre personnel, même à ceux et celles qui n’étaient pas à la réunion. Vous pouvez distribuer une copie du document à chaque employé(e) ou rassembler tous les comptes rendus dans un cartable à consulter au besoin.

Autoévaluez-vous

L’autoévaluation de sa performance est aussi un moyen incontournable pour s’améliorer. Après chaque réunion, il est important de faire un retour sur le déroulement de la rencontre. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

• Les objectifs ont-ils été respectés?
• Ai-je abordé tous les points de l’ordre du jour? Ou même débordé du cadre de la rencontre?
• Ai-je détecté des attitudes rebelles de la part de certain(e)s employé(e)s?
• Ai-je suscité l’attention et motivé la participation de tous et de toutes?

De plus, l’évaluation de la rencontre sert aussi à lire entre les lignes. Fiez-vous à votre intuition :

• Qu’avez-vous ressenti de la part de votre équipe?
• Était-elle à 100 % avec vous?
• Semblait-elle motivée?
• Avez-vous remarqué une attitude contestataire de la part de certains ou de certaines?

Ces questionnements vous permettront de revenir sur des sujets qui ont pu être mal interprétés, en plus d’anticiper des problèmes ou de détecter un désir de syndicalisation, par exemple. Développez votre œil de lynx!

Et puis, avez-vous maintenant une bonne idée de ce à quoi ressemble une bonne réunion?