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Bien planifier son événement

22 novembre 2021

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Youpi! L‘événement que vous avez mis tant de temps à organiser arrive à grands pas. Le service de traiteur est réservé, le thème est choisi, les gens sont avertis… Vous avez pensé à tout… non? Voyez comment planifier votre événement. 

Malgré tous les efforts investis dans la préparation d’un événement spécial, le succès ne sera pas au rendez-vous sans avoir bien choisi la date, l’heure et le lieu de l’événement. Voici donc quelques trucs pour bien planifier votre événement.

Cibler une date

Éviter un conflit d’horaire

Avant de choisir une date, il faut vérifier si d’autres événements comparables ont lieu au moment souhaité. Il vaut mieux éviter que les gens aient à faire un choix. Cela pourrait affecter leur humeur lors de votre événement.

Planifier au gré des saisons

Tentez de déterminer le meilleur moment pour toucher votre public cible (saison, journée, heure) en gardant en tête que certaines périodes de l’année sont moins propices à certains événements que d’autres. 

Par exemple, la rentrée scolaire est un excellent moment pour organiser un événement visant les familles… et un assez mauvais moment pour lancer une nouvelle collection de skis!

Compter sur la mise en valeur

Pensez aussi au moment qui met le plus l’événement en valeur.

Par exemple, une démonstration de sculpture sur glace peut être risquée en mars, même s’il s’agit d’une bonne période pour joindre votre clientèle cible.

Tout est une question d’analyse.

Déterminer l’heure

Ajuster son cadran

L’heure doit convenir au type d’événement, mais aussi au public. 

Par exemple, un événement familial doit tenir compte des réalités familiales, comme le fait que beaucoup d’enfants ont des activités le samedi matin.

De plus, vous connaissez la vie de votre quartier. En effet, planifier son événement, c’est aussi penser à l’heure de pointe, à l’ouverture et la fermeture des boutiques, etc.

Sélectionner un lieu

Être en lieu sûr

Si l’événement est dans l’entreprise, il faut bien évaluer la capacité physique d’accueillir un nombre élevé de participants et de participantes dans l’espace disponible. 

Par exemple, avez-vous la possibilité de faire des aménagements temporaires?

Prévoir les imprévus

Si des activités extérieures ont été programmées, il faut immédiatement penser à un plan B en cas de mauvais temps. Les activités seront-elles annulées, reportées, déplacées à l’intérieur…?

Si vous planifiez une activité à l’extérieur de l’entreprise, il faut identifier ou repérer un lieu qui répond au thème, aux objectifs et au public (ainsi qu’au budget!).

À vos marques? Fêtez!

Confettis pour planifier son événement