Communication efficace dans une petite entreprise

Trois (3) conseils faciles à appliquer

À la suite de plusieurs de nos formations, les gestionnaires nous demandent parfois de rester avec leurs employés, sans leur présence. Cela permet aux employés de s’exprimer plus librement, de mieux identifier ce qui devrait être amélioré dans l’organisation, et aussi de se responsabiliser sur les solutions aux problèmes identifiés. Et on vous le dit : Le MANQUE DE COMMUNICATION est souvent identifié comme LE PRINCIPAL PROBLÈME.

Soyons clairs. Il n’y aura jamais assez de communication et malgré votre excellente communication, il y aura toujours des employés pour dire qu’il manque de communication dans l’entreprise. Pour une communication efficace, ça prend un émetteur efficace, un message efficace, mais aussi un récepteur efficace. À vous d’embaucher les bons récepteurs!

Dans cette infolettre, on se penche rapidement sur la question pour vous fournir trois (3) conseils qui pourraient vous être utiles pour une communication encore plus efficace.

LES SIGNES D’UN MANQUE DE COMMUNICATION

Dans un premier temps, certains signes avant-coureurs peuvent vous mettre la puce à l’oreille que votre communication aurait besoin d’un ajustement :

• Les employés semblent manquer d’initiatives, de motivation, d’objectifs à atteindre
• Les employés vous disent OUI à vos demandes, mais font les actions autrement
• Les employés se plaignent qu’ils ne sont pas assez au courant des actions de la direction- par exemple apprendre une promotion par les clients au lieu de son superviseur
• Les employés vous posent toujours les mêmes questions
• Les employés se plaignent que les priorités changent constamment
• Le climat de travail semble se détériorer
• Les nouveaux employés prennent plus de temps pour devenir performants
• Les employés se taisent lorsque vous arrivez près d’eux
• Bref, vous êtes fatigué de constamment répéter les mêmes demandes sans cesse. Une vraie garderie!

Souvent, le manque de performance de nos employés ne provient pas d’un manque d’initiative ou de motivation, mais d’un manque de communication. Par exemple, combien de gestionnaires croient à tort que certaines attentes « vont de soi ». Voyons, il me semble que c’est évident ce que je demande! Ce qui est ÉVIDENT pour vous, ne l’est peut-être pas pour chacun de vos employés.

CONSEIL #1 : METTRE DE LA CLARTÉ DANS VOS MESSAGES QUOTIDIENS

On communique constamment avec nos employés dans la journée. Des communications formelles, d’autres informelles. Parfois, on informe, parfois on oriente, parfois on mobilise et parfois on rassure. Bref la communication est omniprésente, mais est-ce que vos messages sont toujours clairs, ou s’ils sont flous ou encore contradictoires. 

Si votre message est mal formulé, ou si votre directive est incomplète, cela peut créer parfois de la confusion chez vos employés. Si vous utilisez une communication écrite, votre choix de mots, votre ponctuation, votre formulation des phrases et même les émoticônes peuvent avoir un impact sur le message reçu.

Posez-vous la question suivante : Si je devais résumer l’essentiel de mon message en une seule phrase, quelle serait cette phrase que je devrais dire à mes employés? Aller à l’essentiel exige des sacrifices. Mettre de la clarté dans ses messages demande de se séparer du superflu. Répétez cet exercice dans une journée AVANT de communiquer à ses employés pourrait vous être bénéfique.

CONSEIL #2 : VALIDER LA COMPRÉHENSION DE VOS EMPLOYÉS

Lorsque vous communiquez une demande à des employés, cela ne garantit pas toujours qu’elle ait été comprise de la même façon par chaque employé. Comme le dit l’adage, ce n’est pas parce qu’on montre à un chien à siffler qu’il saura le faire. 

Pour communiquer efficacement, il est donc essentiel de valider la compréhension de vos employés après avoir transmis un message. Une des façons d’y parvenir est de demander à l’employé de reformuler, dans ses propres mots, ce qu’il a compris.

• Qu’est-ce que tu as compris de ce que je t’ai demandé?
• Quelles sont les actions attendues, les résultats visés?
• Qu’est-ce que tu retiens comme priorité?
• Quelle sera la prochaine étape, d’après toi?
• Comment comptes-tu t’y prendre pour la suite? Etc.

Prendre l’habitude de s’informer de la compréhension de vos employés vous permettra pour certains messages plus complexes, ou pour certains employés ciblés (!), d’ajuster votre message au besoin pour le rendre plus efficace. Parfois répéter le même message, dit autrement, peut aider à sa compréhension.

CONSEIL #3 : ÉTABLIR UNE ROUTINE DE COMMUNICATION

Une communication efficace ne s’improvise pas. Trop de petites entreprises pensent encore que l’information circulera naturellement entre les employés et la direction, sans structure ni cadre précis. Pourtant, les équipes efficaces ne laissent pas la communication au hasard : elles créent des ROUTINES de communication claires et prévisibles. Voici plusieurs routines. À vous de voir celles qui peuvent s’appliquer à votre organisation.

RENCONTRES QUOTIDIENNES. Vous n’avez pas besoin de réunions interminables pour être sur la même longueur d’ondes. Que ce soit individuellement avec un employé précis, ou avec un groupe d’employés, une brève rencontre de 5-10 minutes le matin ou l’après-midi est parfois suffisante.

RENCONTRES HEBDOMADAIRES. De courts points de coordination de 15-20 minutes chaque semaine ou à toutes les deux semaines suffisent souvent à garder le cap, à régler les irritants et à éviter que les problèmes s’accumulent. L’important n’est pas toujours la durée de vos rencontres, mais la constance. On ne peut pas régler des problèmes de son entreprise, si on ne prend pas le temps d’en discuter calmement. Et se dire que nous fixerons des rencontres au besoin ÇA NE MARCHE TOUT SIMPLEMENT PAS. Prenez une journée précise dans la semaine, exemple chaque mercredi 15h, et trouvez-vous des raisons de vous parler.

RENCONTRE MENSUELLES. Davantage réservées pour les gestionnaires, ces rencontres sont primordiales. Tant mieux si vous avez une petite équipe et que vous pouvez réunir tout le monde. On ne travaille plus sur du court terme, mais sur du moyen terme. En conservant un ordre du jour stable, cela renforce l’efficacité des échanges. Vous pouvez aborder les mêmes thèmes : nouvelles importantes, ventes, opérations, personnel, priorités, plan d’action, etc. Mais attention, encore une fois, elles doivent être planifiées à l’avance selon un calendrier fixe (ex. premier lundi du mois à 9h). La durée de ces rencontres chez nos clients varie de 60 à 90 minutes, souvent en virtuel.

VOS OUTILS DE COMMUNICATION. Une communication efficace passe aussi par une routine bien définie concernant l’utilisation des outils de communication. Des règles claires pour tout le monde. Pour quels types de communication sont utilisés les textos, les courriels, Agendrix, le groupe Facebook, etc. Vous avez une urgence à communiquer à un employé, privilégiez-vous le texto ou le téléphone? Quels sont les délais attendus de retours? Le délai attendu pour un courriel, un message téléphonique ou un texto peut être différent. C’est à vous de le définir.

RENCONTRES BI-ANNUELLES : Pour une communication efficace, nous vous suggérons de réunir l’ensemble de vos employés une à deux fois par année. Ce type de réunion devient un levier puissant pour mobiliser votre équipe. Tenez cette rencontre environ 4 à 6 semaines avant le pic de vos ventes, par exemple au milieu novembre avant la période des Fêtes ou à la mi-mai avant la période estivale. Faites un retour sur les mois précédents, soulignez les réussites, ajustez certaines pratiques et réalignez tout le monde sur les objectifs à venir. Une équipe qui comprend où elle s’en va sera toujours plus engagée, plus efficace et mieux préparée à performer lorsque la période à venir sera plus exigeante.Trois questions deviennent très utiles :

• Qu’est-ce qui a bien fonctionné au cours des derniers mois?
• Qu’est-ce qui aurait pu être amélioré?
• Qu’est-ce qui doit être retenu comme plan d’action pour les prochaines semaines?

RENCONTRES INFORMELLES : Enfin, malgré l’importance des rencontres formelles, les échanges informels jouent eux aussi un rôle essentiel dans la qualité des communications au sein d’une équipe. Les discussions autour de la machine à café, les conversations improvisées dans un cadrage de porte, ou encore les activités sociales permettent souvent de créer des liens plus authentiques et de mieux comprendre la façon dont chacun communique. Nous sommes tous différents comme émetteurs et comme récepteurs : certains vont droit au but, d’autres ont besoin de plus de contexte ou d’échanges. Ces moments informels qui s’inscrivent dans la routine quotidienne aident à mieux saisir les styles de communication de chacun et favorisent des relations de travail plus fluides, plus humaines et plus efficaces.

POUR CONCLURE SUR LA COMMUNICATION

Pour rendre votre communication encore plus efficace, prenez la peine de vous mettre à la place de vos employés. Quelles seraient vos attentes de communication si vous étiez employé de votre organisation? Notre expérience terrain nous démontre que dans la majorité des cas, les employés désirent principalement 3 choses d’une communication efficace :

• des directives claires
• des conseils pour s’améliorer
• de la reconnaissance pour leurs actions

MESURES POUR RÉDUIRE LA PRESSION FINANCIÈRE SUR LES MÉNAGES 

Sur un tout autre sujet, le gouvernement du Québec annonçait hier qu’il comptait, à partir du 15 juillet prochain, retirer la taxe de vente du Québec (TVQ) sur plusieurs produits alimentaires et produits d’hygiène comme les fruits et légumes prêts à servir, les collations comme les barres tendres, les noix, certains produits vendus individuellement comme des muffins, et bien sûr le papier de toilette et les mouchoirs en papier. Chers commerçants… à vos ordinateurs pour reprogrammer le tout.

Une autre annonce permettra aussi une réduction de 50$ des frais d’immatriculation pour compenser la hausse de l’essence. Enfin, à partir du 4 juin prochain, un versement spécial pour l’énergie et l’épicerie pouvant atteindre 200$ sera versé aux personnes qui bénéficient déjà du crédit d’impôt pour solidarité. Les élections approchent… il va en pleuvoir des mesures !

PROGRAMMATION DÉTAIL FORMATION

Dans notre prochaine infolettre, nous vous COMMUNIQUERONS nos FORMATIONS EN ZOOM pour la prochaine saison Automne 2026 / Hiver 2027. Vous pourrez réserver vos places pour certaines formations, sans engagement de votre part. À bientôt !

L’Équipe Détail Formation