La conférence de presse : quand est-elle nécessaire?

En tant que gestionnaire, les médias, ce n’est pas votre tasse de thé. C’est tout à fait normal! Mais si vous n’avez pas de relationniste ou de personne s’occupant des communications, comment savoir si vous devez organiser une conférence de presse?

Même s’il est de plus en plus difficile de faire déplacer des journalistes, la conférence de presse demeure un moyen intéressant d’attirer l’attention sur des nouvelles d’envergure : un lancement, une ouverture, la présentation d’une programmation, le lancement d’un produit, et bien plus. 

C’est aussi un moyen efficace de rester en lien avec la communauté durant la mise en branle d’un processus de gestion de crise au sein de son entreprise.

Le déplacement doit en valoir la peine

Avec les contraintes de temps et de budgets et l’arrivée des nouveaux médias, il faut user d’imagination pour mobiliser les journalistes. 

D’une part, l’ampleur de votre nouvelle doit justifier la convocation. Il n’y a pas pire chose à faire que de convoquer les journalistes pour une annonce qui aurait facilement pu être faite par communiqué de presse. Vous perdrez leur confiance et aurez de la difficulté à les mobiliser à l’avenir. Ouch!

D’autre part, vous pouvez mousser l’intérêt de votre conférence de presse en l’organisant dans un lieu inhabituel ou hors du commun. Pourquoi pas à l’extérieur, par exemple? Évidemment, tenez compte du nombre de personnes présentes, du nombre de stationnements disponibles, etc.

Pour inviter les journalistes à votre conférence de presse, ou bien à un événement, l’avis aux médias reste la meilleure façon. N’oubliez pas de faire une relance téléphonique les jours avant.

La préparation 

Même si la préparation d’une conférence de presse varie selon la nouvelle annoncée et le lieu choisi, il y a des éléments auxquels il important de penser.

1. Le lieu

Choisissez un lieu accessible. Par exemple, si vous allez dans une salle, sa dimension doit être appropriée au nombre d’invité(e)s.

2. La documentation

Préparez des dossiers de presse en quantité suffisante et distribuez un communiqué de presse une fois la nouvelle annoncée. 

Vous pouvez aussi distribuer des photos sur support électronique.

3. Les supports visuels

Assurez-vous que le logo et le nom de votre entreprise soient visibles. 

Si vous présentez de la documentation visuelle (ex. : une présentation PowerPoint), n’écrivez pas tout ce que vous dites : utilisez ce support comme complément. 

4. L’heure et l’horaire

Souvent, les conférences de presse ont lieu le matin. Cet horaire permet à tous et à toutes de poursuivre leur journée de travail. De plus, les journalistes peuvent plus facilement respecter leur heure de tombée. 

Une conférence de presse ne dure jamais très longtemps. Pour éviter les longueurs, préparez un scénario et suivez-le rigoureusement. Identifiez un maître de cérémonie qui présentera les différent(e)s intervenant(e)s et qui fera le lien entre leurs allocutions. Faites en sorte que chaque intervenant(e) soit préparé(e) et respecte le temps qui lui est alloué. 

À la fin, vous pouvez prévoir une période de question. Vous pouvez prévoir du temps supplémentaire pour des entrevues individuelles de façon à répondre aux demandes que pourraient avoir des journalistes. 

Vous pouvez également servir un goûter. Toutefois, ne soyez pas étonné(e) si les journalistes quittent rapidement les lieux. 

Les imprévus à prévoir

Comme pour chaque événement médiatique, vous êtes dépendant(e) de l’actualité. Des journalistes qui ont confirmé leur présence peuvent briller par leur absence si des événements importants surviennent dans votre région. C‘est la vie!

Vous n’avez pas encore fait vos premiers pas avec les médias? N’attendez plus!