Préparer une réunion de personnel en 5 étapes

Toute bonne réunion n’est pas spontanée, mais plutôt bien organisée. En effet, son succès passe par une planification efficace. Pour vous aider, voici comment bien préparer une réunion en 5 étapes.

1. Préparez votre réunion en fonction de l’effet désiré

Quel est votre objectif? Voulez-vous informer, motiver…? 

L’effet que vous souhaitez obtenir chez les participants et participantes doit vous guider dans le choix de votre style d’animation de réunion. En effet, le ton d’une réunion de motivation ne sera pas le même que celui d’une réunion d’information.

De plus, gardez en tête que des questions seront possiblement soulevées et que des réactions émergeront. Préparez-vous à ces questionnements et gardez l’esprit ouvert. Faites-vous un plan!

2. Choisissez le bon moment

De grâce, évitez de convoquer vos employé(e)s trop tôt le matin pour permettre à tout le monde d’y être… et à temps!

Ne surchargez pas l’horaire avec un trop grand nombre de réunions. Faites en sorte qu’elles soient attendues, utiles et importantes. Autrement, elles seront considérées comme banales et on y prêtera peu d’attention. Et on ne veut pas ça!

Pour une session de remue-méninges, ne convoquez pas les employé(e)s trop tard en après-midi ou en soirée. C’est qu’effectivement, la réflexion et la spontanéité sont requises pour le bon fonctionnement de la rencontre.

3. Trouvez un lieu accueillant

Prévoyez de l’espace pour tout le monde et surtout, si la prise de notes est nécessaire, installez-vous à une table et envisagez d’avoir du matériel pour chaque employé(e).

Pour favoriser les échanges, favorisez un endroit à l’extérieur à votre entreprise ou du milieu immédiat de travail. Toutefois, tâchez d’éviter les endroits bruyants où la concentration est difficile.

4. Dressez une liste des participant(e)s à la rencontre

Le fait d’identifier les participant(e)s vous permettra de prendre conscience du public que vous aurez devant vous. Dans ces conditions, vous adapterez avec plus d’aisance votre façon de communiquer.

Par ailleurs, il est important de connaître les personnes absentes pour faire en sorte qu’elles reçoivent aussi l’information. Vous pourrez leur envoyer un compte rendu par courriel, par exemple.

5. Communiquez les objectifs de la rencontre et l’ordre du jour

Préparer une réunion n’est pas seulement dans la cour du ou de la gestionnaire.

L’objectif de la réunion et les questions à l’ordre du jour devront être clairement communiqués à vos employé(e)s avant la réunion. Cela leur permettra de s’organiser et de savoir à quoi s’attendre.