Comment faire une bonne description de poste?

Pour plusieurs gestionnaires, il est tentant de passer directement à la rédaction de l’offre d’emploi ou même de commencer les entrevues sans prendre le temps d’identifier les principaux éléments du poste disponible. Pourtant, la description de poste est particulièrement importante : elle représente la base du processus de recrutement et en assure le succès.

La description de poste oriente votre démarche de recrutement. En bref, elle vous permet :

• de préciser les exigences du poste;
• d’identifier les compétences requises;
• de définir le profil de la personne recherchée.

Il est important d’avoir en main une description écrite de chacun des postes de l’entreprise. Conservez-les précieusement et mettez régulièrement à jour l’information en fonction de l’évolution de vos emplois et des exigences qui y sont reliées.

Vous pourrez y référer aussi souvent que nécessaire lorsque vient le temps de combler vos postes vacants. Vous pourrez également les utiliser pour la gestion quotidienne des ressources humaines, notamment pour :

• planifier l’intégration d’une nouvelle ressource;
• évaluer les besoins de formation;
• établir un plan de gestion de carrière;
• évaluer le rendement;
• déterminer une politique salariale juste et équitable.

N’hésitez pas à consulter les gens qui occupent déjà le poste à combler ou des postes similaires, tout comme celui ou celle qui supervise le service concerné. Ces personnes connaissent bien votre entreprise et vous aideront à identifier les principales tâches et responsabilités à combler. Pas besoin d’aller chercher bien loin!

Vous pouvez aussi élaborer les critères du nouveau poste à partir de la performance des meilleur(e)s membres de votre équipe. En répondant aux questions suivantes, vous pourrez chercher un profil similaire :

• Pourquoi leur rendement est-il supérieur?
• En quoi vos attentes sont-elles dépassées?
• Quelle est leur formation, leur expérience de travail?

Le contenu de la description de poste

1. Un titre

Il est important d’être le plus précis possible. 

Certaines personnes décident de poser ou non leur candidature simplement en fonction du titre de l’emploi. De plus, le titre de correspondre à votre vision d’entreprise.

2. Les principales responsabilités

Choisissez les quatre ou cinq tâches principales du poste, pour lesquelles il est important qu’un(e) employé(e) atteigne des résultats. 

Il est d’ailleurs conseillé de débuter chaque phrase par un verbe d’action.

3. Les qualifications génériques et spécifiques

Les qualifications génériques correspondent à la personnalité, alors que les spécifiques réfèrent aux exigences du poste. Pour en connaître plus sur ces deux types de qualifications, lisez notre article sur le sujet.

4. Les conditions de travail

Préciser les conditions de travail dans lesquelles l’employé(e) accomplira ses tâches. Il est important d’établir clairement ces éléments dès le début du processus de recrutement. 

Puis, selon la taille de votre entreprise et le poste concerné, une description de poste peut aussi inclure les objectifs du poste ou sa raison d’être dans l’entreprise ainsi que la position du poste dans la hiérarchie.

La présentation des tâches

Il existe trois manières d’afficher les tâches sur une description de poste.

1. Diviser les tâches principales et secondaires

Lorsque la liste des tâches semble s’allonger, il est souhaitable de déterminer lesquelles sont plus importantes. L’employé(e) sait ainsi quoi traiter en priorité et peut s’acquitter des tâches secondaires à temps perdu ou de manière moins fréquente. Le nombre de tâches principales ne devrait pas dépasser quatre ou cinq.

Exemple 

CONSEILLER(-IÈRE) AU SERVICE À LA CLIENTÈLE
Tâches principales	Tâches secondaires
Présenter les caractéristiques et les qualités de produits Préparer les contrats de vente et d’entretien Compléter les transactions et accepter les paiements	Contribuer à mettre la marchandise sur les tablettes Aider à maintenir l’inventaire à jour Participer à l’entretien de la boutique (aspirateur, nettoyage de présentoirs, etc.)

2. Utiliser les pourcentages

L’utilisation des pourcentages permet de répartir le temps et de s’assurer que la charge de travail est raisonnable. Ils servent à estimer la proportion du temps qu’une personne devrait consacrer à chaque tâche. 

Exemple 

VENDEUR(-EUSE)
Tâche	Pourcentage
Conseiller la clientèle sur les produits	70 %
Entretenir les étalages	15 %
Effectuer les remboursements et les échanges	10 %
Participer au inventaires	5 %

En toute logique, la somme des pourcentages devrait être de 100 %. Une somme plus élevée est certainement le signe d’une charge de travail irréaliste. Selon la nature du travail, les pourcentages peuvent être estimés sur la base d’une semaine ou d’une journée.

3. Répartir les heures

La répartition des heures permet d’estimer le nombre d’heures consacré à chaque tâche durant une semaine de travail. 

Pour obtenir une charge de travail équilibrée, la somme des heures de chaque tâche devrait s’approcher du nombre d’heures d’une semaine de travail normale pour le poste. En effet, il est irréaliste de penser qu’une personne à temps partiel pourrait accomplir l’équivalent de 40 heures de travail…

Exemple

GÉRANT(E)
Tâche	Heures
Voir au bon fonctionnement de la boutique (marchandisage, service à la clientèle, etc.)	25 heures
Gérer les ressources humaines (planifier les tâches, faire les horaires, etc.)	6 heures
Planifier l’achat des produits et déterminer les prix	3 heures
Préparer les budgets	3 heures
Préparer un plan de commercialisation	2 heures

Vous avez fait un description de poste dans le but d’engager une nouvelle ressource? Notre article sur l’offre d’emploi est certainement pour vous! Peut-être aussi vous demandez-vous si vous devez recruter à l’interne, à l’externe ou par une recommandation.