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Communiquer de manière efficace

21 septembre 2020

Gestion

Communiquer efficacement, ce n’est pas qu’une question de diction ou de franc-parler. Ce serait trop facile! En fait, ça passe d’abord par un contexte et un moyen de communication appropriés. 

Autrement dit, pour communiquer efficacement, il faut y consacrer le temps nécessaire, choisir un lieu convenable et identifier les objectifs de communication souhaités.

Prendre le temps

Réveille-matin

Premièrement, il faut prendre le temps. Mais attention : il est évalué de manière très subjective par vous et vos employé(e)s, souvent de façon très différente. 

En fait, pour vos employé(e)s, le temps représente le moment que vous leur consacrez pour connaître leur aisance dans leur nouveau poste; ce sont les minutes pendant lesquelles vous les faites attendre avant une évaluation, l’heure que vous n’avez pas prise pour leur montrer à opérer correctement la caisse, etc.

Quelques conseils :

  • Attribuez-vous du temps pour rencontrer les membres de votre équipe;
  • Accordez le temps voulu à l’accueil et à la formation vos nouvelles recrues;
  • Prenez le temps de répondre aux questions de vos employé(e)s;
  • Prenez le temps de régler les situations de crise ou de conflit.

Aménager l’espace

Deuxièmement, pour communiquer efficacement, il faut aussi penser à l’espace, ou plus précisément à l’aménagement des lieux, la disposition des meubles, etc. 

Ainsi, pour maintenir de bonnes communications dans votre entreprise, bref, pour communiquer efficacement, vous devez créer une atmosphère agréable, que ce soit lors des rencontres individuelles ou de groupe ou pour l’aménagement des postes de travail.

Quelques conseils :

  • Rencontrez votre équipe autour d’une table, puisque cela encourage les échanges et élimine les impressions de domination. En effet, il faut éviter de recevoir un(e) employé(e) en demeurant assis(e) derrière votre grand bureau, afin de contrer tout effet d’intimidation. Donc, keep it cool!;
  • Toujours pour éviter de donner l’impression de dominer, ne restez pas debout alors que la personne que vous rencontrez est assise;
  • Organisez les lieux de travail et de repos dans le but d’égayer l’esprit de vos troupes.

En somme, rendez votre personnel à l’aise. Il n’en sera alors que plus épanoui et heureux dans son travail, peut-être même plus motivé et productif. Ainsi, tout le monde gagne.

Identifier ses objectifs

Bloc-notes et stylo pour communiquer efficacement

Troisièmement, c’est en identifiant ses objectifs que l’on peut alors trouver des moyens de communication appropriés. 

En fait, les entrepreneurs et entrepreneuses comme vous sont susceptibles de communiquer avec leur personnel pour les raisons suivantes :

OBJECTIF VISÉMOYEN(S) DE COMMUNICATION ADAPTÉ(S)
Accueillir et situer
Avec un bon système d’accueil, chaque membre de votre équipe disposera des mêmes connaissances de base.
Manuel de l’employé(e)
Il est primordial pour toute entreprise cherchant à bien situer ses recrues dans leur nouveau contexte de travail.

Fiche d’accueil
Distribuée à l’équipe de travail, elle permet alors de faire connaître le parcours des nouvelles recrues… ce qui peut faire taire bien des rumeurs!

Jumelage 
Il correspond à une période déterminée durant laquelle le parrain ou la parraine est à la disposition de la nouvelle recrue pour toutes interrogations concernant ses tâches de travail. Voilà une excellente façon de tisser des liens!

Organigramme
Il donne un portrait d’ensemble de l’organisation : c’est-à-dire qui fait quoi dans l’entreprise, quelles sont vos filiales, concessions et autres commerces apparentés, etc.
Consulter
Plusieurs gestionnaires consultent peu leur personnel. Pourtant, il peut amener de bonnes idées. Il est donc important de faire participer les employé(e)s aux prises de décisions relatives à leurs tâches. Écouter, c’est aussi ça, communiquer efficacement!
Sondages express

Réunions
Les réunions doivent être à propos d’éléments que vous voulez sonder. Toutefois, gardez l’esprit ouvert et considérez toutes les pistes de solution apportées par vos employé(e)s.

Séance de remue-méninges (brainstorming)

Enquête d’opinion
Une telle enquête, réalisée une fois par année, peut rendre votre entreprise plus efficace. À ce propos, demandez les suggestions, les opinions et les commentaires de vos employé(e)s sur des sujets qui touchent directement leurs tâches et leur environnement de travail.

Pour réellement en tirer profit, voici quelques mises en garde :
– Avant de le distribuer, expliquez clairement l’objectif visé par l’enquête;
– Faites connaître les résultats à votre équipe;
– Préparez-vous à accepter les idées proposées ou, à tout le moins, les considérer;
– Donnez les raisons pour lesquelles il vous est impossible d’accepter les suggestions ou les demandes;
– Privilégiez un moment durant les heures de travail pour faire remplir votre questionnaire.

Cependant, l’enquête doit être utilisée avec parcimonie : vous ne devez pas donner l’impression d’être en perpétuel questionnement!
Vérifier
Il est parfois difficile de consulter individuellement tout votre personnel, que ce soit parce qu’il est trop nombreux, parce que vous voulez déterminer en profondeur son niveau de satisfaction ou encore vérifier la pertinence de certaines tâches.
Questionnaire
Il peut être un moyen rapide d’obtenir l’information désirée. Par contre, il faut garder en tête que son utilisation doit être sporadique, et les questions précises. Bonne nouvelle, le taux de réponse est habituellement élevé. Par contre, le questionnaire n’incite pas les employé(e)s à soumettre des suggestions.
Détecter
Certain(e)s gestionnaires veulent détecter des problèmes ou des difficultés chez leur personnel.
Tableau moral de l’équipe de travail
C’est le baromètre du climat : il consiste à noter les bonnes et les mauvaises journées sur le plan humain, puis de tenter d’en identifier les raisons. Vous obtiendrez alors une vision d’ensemble de ce qui se passe dans votre entreprise ou pourrez identifier ce qui affecte le moral de vos troupes. De plus, vous aurez davantage de facilité à préparer l’évaluation du rendement.
Informer
Lorsque vient le temps d’informer votre personnel, établissez des règles quant à l’uniformisation de la diffusion de l’information. Assurez-vous également que chacun et chacune prenne connaissance de la même information.
Courriel
Pour en savoir plus, consultez l’article de la Banque de dépannage linguistique concernant les généralités sur la rédaction d’un courriel.

Babillard

Cahier de notes et commentaires
Il permet à l’information importante de se trouver toujours à la même place.

Mémo
Ils sont très utiles : conservez-les dans un cartable et classez-les par ordre chronologique. Utilisez aussi de la couleur, et faites preuve d’originalité!

Réunion
La réunion est encore le meilleur moyen d’informer votre équipe. Permettez-lui de poser des questions et d’y trouver des réponses.

Rencontre individuelle
Elle permet d’informer un(e) employé(e) de façon personnelle sur un sujet qui le ou la concerne directement.

Et pas de Post-it! Ils se perdent toujours…
Stimuler
Vos troupes ont parfois besoin d’être incitées à émettre leurs idées. Elles aussi, elles doivent communiquer efficacement!
Boîte à idées
Elle est un excellent moyen pour votre équipe de suggérer des idées concernant la gestion, l’entreprise, et ce, de manière anonyme et en tout temps.

Questionnements
Ils doivent être répondus. Ainsi, avant vos réunions, permettez à vos employé(e)s de poser des questions auxquelles vous répondrez lors de la réunion. De cette manière, votre équipe se sent écoutée et tout le monde profite de l’information donnée.

Séance de remue-méninges
Cette rencontre est très utile afin de stimuler de nouvelles idées et de faire fructifier le potentiel de chacun et chacune.

Communauté de pratique
Il s’agit d’un réseau d’employé(e)s qui ont pour but d’échanger des idées de développement pour l’entreprise et de résoudre ensemble des problèmes.

Au sein des petites et moyennes entreprises, il peut devenir intéressant d’utiliser cette approche lors de vos rencontres. À vrai dire, faire partager vos employé(e)s sur un problème et sur les différentes solutions possibles permet effectivement d’enrichir l’expérience de chacun et chacune tout en les amenant à développer de nouvelles compétences face à une situation.
Mobiliser
Pour être mobilisée, votre équipe doit être informée de ce qui se passe dans l’entreprise. Cela fait d’ailleurs naître un sentiment d’appartenance au groupe.
Évaluation du personnel
L’évaluation du personnel, ou la rencontre de suivi, est une activité permettant à vos employé(e)s d’être reconnu(e)s comme partie intégrante de votre entreprise. En effet, savoir que l’on est important(e) pour l’entreprise est une merveilleuse motivation.

Rencontres amicales
Elles font toujours plaisir! Récompensez donc vos troupes par une fête annuelle. Les rencontres amicales sont essentielles à la motivation de vos employé(e)s et également bénéfiques à l’esprit d’équipe.

Reconnaissance
Elle est nécessaire à la motivation de vos troupes. Ainsi, faites connaître les bons coups : récompensez les efforts par des prix ou tout simplement par une mention sur le tableau d’honneur.

En somme : soyez à l’écoute!

En fait, tout ça, n’est-ce pas la description d’un(e) boss sur la coche?

Bloc-notes et café pour communiquer efficacement