La rencontre d’évaluation de A à Z

Après l’accompagnement et la formation… l’évaluation? Eh oui! Pour assurer l’harmonie et le bon fonctionnement de votre entreprise, il importe de noter les bons et les mauvais coups de vos troupes. Et ça passe par la rencontre d’évaluation.

La rencontre d’évaluation fait partie du suivi. Elle est très importante : grâce à elle, votre personnel saura ce qu’il doit améliorer, et aussi ce qu’il fait déjà très bien. Elle vous permet également de recueillir ses commentaires sur votre entreprise, votre façon de gérer les choses, les conditions de travail, etc. 

Avant tout, elle doit être planifiée, puis son déroulement doit respecter certaines règles. Décortiquons-les.

Avant la rencontre d’évaluation

1. Fixez une date

Si vous avez choisi la « coévaluation », remettez à votre employé(e) une grille d’évaluation à remplir.

Idéalement, avisez la personne à rencontrer plusieurs jours avant la date prévue, afin qu’elle puisse prendre connaissance de la grille et la compléter de son côté, si nécessaire.

2. Prévoyez un lieu adéquat pour la rencontre

Plusieurs gestionnaires choisissent un endroit neutre, comme un restaurant. C’est l’occasion d’échanger dans un contexte différent, et souvent moins stressant.

Si vous restez dans l’entreprise, sortez de votre bureau. La connotation négative souvent associée au bureau de la personne qui supervise pourrait nuire au climat d’échange de la rencontre. De plus, il est plus facile de se faire déranger par les tracas quotidiens en demeurant sur votre lieu principal de travail (téléphone, questions, arrivée imprévue de clients, de clientes ou de fournisseurs, etc.).

3. Préparez-vous à avoir en main les documents importants

Pensez au dossier de l’employé(e) : vous pourrez vous y référer en cas de différends ou pour appuyer certains faits.

Évidemment, apportez votre grille d’évaluation. Pour que votre évaluation de rendement produise les résultats escomptés, votre grille d’évaluation devrait être le reflet de votre philosophie, de vos valeurs et de votre vision d’entreprise. Elle devrait également rendre compte de faits uniquement, et non pas d’opinions, tout en étant objective, structurée, équitable et donnant envie de s’améliorer. De plus, elle se doit d’être flexible, c’est-à-dire adaptée au poste à évaluer et constamment mise à jour.

Pour plus d’information, référez-vous à cet exemple de grille d’évaluation.

4. Assurez-vous d’être entièrement disponible durant la rencontre

Prévenez le reste de votre personnel de ne pas vous déranger. Ne recevez aucun appel, ni visiteur ou visiteuse. Vous allez devoir accorder toute votre attention à l’employé(e) que vous évaluez.

Pendant la rencontre d’évaluation

N’hésitez pas à adapter le déroulement de la rencontre d’évaluation à vos besoins, afin que vous et l’employé(e) vous sentiez à l’aise. Par contre, certaines étapes devraient tout de même être respectées :

1. L’accueil et la présentation

• Prévoyez une ou deux questions d’ordre général pour briser la glace et détendre l’atmosphère;
• Rassurez votre employé(e) sur la nature de l’entretien. Votre temps est précieux et vous n’auriez certainement pas passé tout ce temps à préparer cette rencontre si vous n’étiez pas convaincu(e) de son importance dans la réussite de vos affaires;
• Si votre employé(e) vous semble nerveux(-euse), essayez de lui faire verbaliser ses craintes; c’est la meilleure façon de les écarter;
• Précisez le temps approximatif dont vous disposez;
• Présentez la méthode et les critères d’évaluation;
• Expliquez-lui vos attentes à son égard tout au long de la rencontre.

2. Les critères

• Présentez les critères un à la suite de l’autre en suivant l’ordre de la grille d’évaluation afin d’avoir le plus d’objectivité possible;
• Dans tous les cas, expliquez la « note » que vous lui avez donnée. Commentez votre démarche pour y arriver et donnez des exemples concrets;
• Si vous sentez de l’incompréhension ou de l’insatisfaction de sa part, n’hésitez pas à l’inciter à vous en faire part. Ne passez pas à un autre critère sans avoir réglé le précédent;
• Faites des liens entre les différents critères pour inscrire dans sa tête l’image globale de son évaluation;
• Gardez une attitude empathique. Imaginez-vous à sa place et restez humble dans votre approche;
• Faites preuve de fermeté, de clarté et de conviction. Certain(e)s employé(e)s vont systématiquement vous contredire et chercher à vouloir modifier leur évaluation. Souvenez-vous qu’il est plus difficile de contester des faits que des opinions. En ayant accumulé de l’information, vous pourrez ramener les faits et éviter les dérapages;
• N’hésitez pas, par contre, à reconnaître vos erreurs si le cas se produit. Votre employé(e) peut porter à votre attention des informations que vous aviez peut-être négligées. Il se peut aussi que, malgré les précautions, vous soyez tombé(e) dans un des pièges de l’évaluation!

3. Le plan d’action

• Laissez une grande place aux idées et aux suggestions de la personne que vous évaluez pour la mise en œuvre du plan d’action. Elle aura moins de réticence à se plier aux exigences d’un plan d’action dont elle est l’auteure!
• Pensez votre plan d’action de manière réaliste : deux ou trois objectifs importants sont amplement suffisants. Si, par bonheur, l’employé(e) les atteint plus tôt que prévu, devancez la prochaine rencontre et repensez à un nouveau plan d’action;
• Prévoyez les étapes du suivi. Structurez la mise en œuvre du plan d’action et offrez votre aide personnelle et le support de votre entreprise.

4. La conclusion

• Revenez brièvement sur les points forts de l’employé(e);
• Reprenez les objectifs inclus dans le plan d’action;
• Fixez le délai d’ici la prochaine rencontre;
• Établissez les responsabilités de chacun(e) dans la mise en œuvre du plan d’action;
• Remerciez l’employé(e) du temps accordé et de sa participation dans la réussite de votre entreprise.

N’oubliez pas d’inclure une section de suivi où vous pourrez inscrire les étapes de la mise en œuvre du plan d’action, les besoins en formation, les perspectives de promotion, etc. Puis, si vous devez effectuer plus d’une rencontre, prévoyez du temps entre les rencontres pour noter votre appréciation et vos commentaires ainsi que pour vous préparer à la suivante.

Au vu de la rencontre, vous vous rendez compte que vos employé(e)s auraient besoin d’une formation? Pour vous aider à y voir plus clair, consultez notre article La formation: en avez-vous vraiment besoin? ainsi que Les différentes méthodes d’évaluation du personnel.