Faire des suivis : à quoi bon?

Des suivis? Votre personnel vous satisfait, vous manquez de temps, vous n’y voyez pas l’intérêt… Tant de raisons pour lesquelles vous négligez de les faire. Pourtant, ils sont nécessaires à la réalisation de vos objectifs et à la motivation de vos troupes. 

En effet, si vous ne faites pas de suivi régulier ou si vous n’offrez aucune rétroaction (feedback), vous n’obtiendrez pas ou peu de résultats. 

Plus précisément, le suivi permet de :

• prendre le pouls des employé(e)s et leur fournir le support adéquat;
• rappeler les éléments clés de la rencontre et apporter les ajustements nécessaires;
• créer un climat propice aux échanges et penser positivement malgré les embûches plutôt que d’avoir des « discussions de corridor »;
• faciliter votre évaluation individuelle et collective.

Planifier ses rencontres de suivi

Réfléchissez aux modalités de suivi qui pourraient être pertinentes pour votre personnel et vous. C’est à vous de choisir ce qui vous convient le mieux!

• Devez-vous vous libérer quelques heures par semaine/par mois ou êtes-vous en mesure d’assurer un suivi efficace à travers vos tâches régulières?
• Est-ce que les employé(e)s pourront vous faire part de leurs commentaires en tout temps ou est-ce préférable de leur fournir un temps propice aux commentaires?
• Est-ce que vous sentez que l’application de vos objectifs se fera facilement ou, au contraire, un suivi structuré sera nécessaire pour certain(e)s?
• En bref, serez-vous disponible pour écouter, évaluer, soutenir et corriger au besoin?

Se préparer aux suivis : un travail constant

En tout temps, munissez-vous du plan d’action de chaque employé(e) et évaluez s’il est respecté. Adoptez des habitudes qui facilitent la rétroaction :

• Notez les éléments du plan d’action et revenez-y souvent pour les garder en mémoire;
• Assurez-vous de livrer la marchandise si vous vous y êtes engagé(e) lors de la rencontre d’évaluation de rendement;
• Vérifiez périodiquement que vos employé(e)s suivent les étapes de leur plan d’action;
• Maintenez le cap tout au long de l’année pour favoriser un rendement supérieur en tout temps.

Donner les suivis

La rencontre de suivi permet d’aborder certains éléments, positifs ou négatifs, qui gagnent à être traités rapidement. 

Plus ou moins formelle, elle peut se faire de façon mensuelle, hebdomadaire et même quotidienne. On peut choisir de rencontrer un(e) employé(e) individuellement ou de rencontrer l’équipe au complet. L’important est de respecter l’équilibre entre les besoins de l’entreprise, la capacité du gestionnaire et les besoins du personnel.

Deux approches peuvent permettre de faire le point lors d’une rencontre :

1. La critique constructive

Parfois, il peut être nécessaire de rencontrer un(e) employé(e) pour faire une mise au point sur sa performance sans nécessairement en faire une évaluation de la performance formelle. Pour ce faire, mettez les points sur les i :

1. Présentez-lui les faits en précisant son faible rendement par rapport à vos objectifs de performance;
2. Spécifiez les conséquences de son rendement sur l’entreprise, l’équipe, la clientèle, vous, lui/elle, etc;
3. Dialoguez afin de trouver les solutions possibles pour améliorer son rendement;
4. Assurez un suivi et fixez une autre rencontre au besoin.

2. Le renforcement positif

Chaque employé(e) a besoin de se faire dire qu’il ou elle donne un bon rendement. Assurez-vous d’offrir cette rétroaction le plus rapidement et le plus efficacement possible.

1. Présentez-lui les faits en précisant son haut rendement par rapport à vos objectifs de performance;
2. Spécifiez les impacts positifs de son rendement pour l’entreprise, l’équipe, la clientèle, vous, lui/elle;
3. Offrez-lui vos remerciements.

Pour vous aider dans vos suivis, vous pouvez utilisez les outils suivants : la grille d’évaluation du comportement de l’employé(e) et la grille d’autoévaluation du suivi, deux documents PDF à remplir par vous.